Capitales |
Reglamento |
| PEPs
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| Normas del Reglamento 1094 - Fecha 04/03/2014. Reforma Normativa para el cumplimiento de la Ley N° 8204. |
| El Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero en los artículos 5 de las actas de las sesiones 1094-2014 y 1095- 2014 celebradas ambas el 4 de marzo del 2014, considerando que: |
| 1. De conformidad con lo estipulado en el artículo 171 inciso b) de la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Ley 7732, corresponde al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, "(.) aprobar las normas atinentes a la autorización, regulación, supervisión, fiscalización y vigilancia que, conforme a la ley, deben ejecutar la Superintendencia General de Entidades Financieras, la Superintendencia General de Valores y la Superintendencia de Pensiones (.)" así como la Superintendencia General de Seguros, producto de lo dispuesto al respecto en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, Ley 8653. |
| 2. En el ámbito nacional, la regulación para la prevención contra la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo en el sector financiero se encuentra prevista en la Ley 8204, el Reglamento a dicha Ley, así como la Normativa emitida por el CONASSIF que complementa las normas de rango superior citadas, razón por la cual las normas emitidas por el Consejo deben ser coherentes con ese marco regulatorio general. |
| 3. El 17 de enero del 2012 se publicó en el diario oficial La Gaceta, el Reglamento general sobre legislación contra el narcotráfico, actividades conexas, legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y delincuencia organizada, Decreto Ejecutivo N° 36948-MP-SP-JP-H-S. |
| 4. El citado Reglamento general sobre legislación contra el narcotráfico, actividades conexas, legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y delincuencia organizada incide directamente en algunos artículos de la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204, aprobada por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero mediante artículo 12 del acta de la sesión 893- 2010, celebrada el 3 de diciembre del 2010, publicada en "La Gaceta" 248 del 22 de diciembre del 2010, como en lo referente a la definición de las personas políticamente expuestas (PEP's), los clientes ocasionales, las transacciones iguales o superiores a US$10.000,00 que deben reportarse mensualmente a las Superintendencias, y la remisión por parte de los supervisados de los reportes de operaciones sospechosas (ROS). |
| 5. Es necesario armonizar la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204 con el Reglamento general sobre legislación contra el narcotráfico, actividades conexas, legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y delincuencia organizada, reformando: a) el artículo 7 de la Normativa para eliminar la referencia a clientes habituales u ocasionales de manera que el tratamiento para esos clientes quede conforme al artículo 16 del Reglamento, e incluir la facultad de las entidades pertenecientes a un grupo o conglomerado financiero para compartir la información de sus clientes cuando se cuente con la autorización respectiva. Además siguiendo la recomendación 17 del GAFI (Dependencia de terceros), se establecen los lineamientos para definir el proceso de debida diligencia en el caso de las pólizas colectivas de seguros que estén vinculadas a operaciones crediticias de entidades supervisadas por SUGEF; b) el artículo 15 en cuanto a la lista de funcionarios considerados como PEP, para que concuerde con lo establecido por el artículo 22 del Reglamento; c) los artículos 19 y 20 de la Normativa con el fin de aclarar que la documentación de respaldo para las transacciones superiores a US$10.000,00 realizadas por un medio de pago distinto al efectivo, debe estar a disposición de las autoridades sin que deba ser conservada en un formato especial ni reportada mensualmente a las Superintendencias. |
| 6. Los artículos 8, 9, 10 y 11 de la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204 contienen los requisitos de datos y documentos que deben mantenerse en los expedientes de los clientes, así como de los representantes legales y otros autorizados, siendo que se considera pertinente revisar su estructura y contenido. Adicionalmente, se incluyen los documentos de identificación migratoria para extranjeros aceptados por la Dirección General de Migración y Extranjería y los documentos de identificación de diplomáticos emitidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, en armonía con lo previsto por el artículo 3 del Reglamento general sobre legislación contra el narcotráfico, actividades conexas, legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y delincuencia organizada. |
| 7. Se modifica la redacción del artículo 9 de modo que se aclara la información mínima necesaria, dado que se han presentado problemas de interpretación por parte de los sujetos fiscalizados. Además se adiciona al artículo 2 la definición de "Beneficiario Real o Final". |
| 8. Algunos gremios y entidades del sector han manifestado su interés de modificar los plazos de actualización de los documentos y datos de los expedientes de clientes, para enfocar los controles en esta materia a las transacciones y clientes con mayor riesgo, en razón de lo cual, consideran que los plazos para la actualización de la información podrían ampliarse sin perjuicio de las labores preventivas en la materia. Sobre lo indicado, algunas acciones preliminares de supervisión muestran que un alto porcentaje de clientes de los supervisados son de bajo riesgo y que sus transacciones mensuales no superan el límite establecido en la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204 para prescindir del respaldo de la documentación sobre el origen de los fondos. |
| 9. Los plazos para la actualización de la información de los clientes, clasificados como de bajo riesgo, establecidos en el artículo 12 de la Normativa, se estima pueden ampliarse con el fin de que los recursos de los sujetos fiscalizados se destinen preferentemente a las transacciones y clientes de mayor riesgo. |
| 10. Resulta oportuno modificar los artículos 22, 30 y 37 de la Normativa, para establecer que los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) se deben remitir directamente a la Unidad de Inteligencia Financiera del Instituto Costarricense sobre Drogas, en el formato que esa entidad defina y no a las Superintendencias. Asimismo, derogar el artículo 44 que establecía el formato para el reporte de esas transacciones, lo anterior con fundamento en lo dispuesto en el artículo 35 del Reglamento a la Ley 8204. |
| 11. La oficialía de cumplimiento corporativa constituida por los sujetos supervisados, responde al enfoque de gestión de los riesgos del grupo o conglomerado financiero, al establecer una visión integral que les posibilita una mayor eficiencia operativa que puede mejorar el control, seguimiento y administración de los recursos de los sujetos fiscalizados, se considera conveniente que las entidades tengan la posibilidad de solicitar la conformación de una oficialía de cumplimiento corporativa, cuando esto contribuya al alcance de sus objetivos de prevención contra la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo, por lo que se adicionan a la Normativa los artículos 27 BIS y 27 TER, y se elimina el literal e) del artículo 29. Para el análisis de las solicitudes, las Superintendencias podrán tomar en consideración aspectos como los procedimientos administrativos o judiciales iniciados contra alguna de las entidades del grupo o conglomerado, planes de acción en ejecución, grado de cumplimiento de la normativa, las características de cada entidad que integra el grupo o conglomerado, las actividades que realizan, participación de mercado, volúmenes transaccionales, y los riesgos inherentes a las actividades. Además, se modifica el artículo 30 para aclarar el proceso a seguir en la aprobación del plan anual de trabajo y funciones descritas en los incisos n) y o). Esta facultad aplicaría de manera similar para las personas físicas y jurídicas inscritas ante la SUGEF, conforme lo establecido en el artículo 15 de la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, Ley 8204. |
| 12. Mediante el artículo 11 del acta de la sesión 1061-2013, del 3 de setiembre del 2013, el CONASSIF remitió en consulta pública para los entes supervisados por la SUGEF, SUGEVAL y SUGESE y mediante artículo 9 del acta de la sesión 1066-2013, del 1 de octubre del 2013, el CONASSIF, bajo la figura de funcionario de hecho remitió en consulta pública para los entes supervisados por SUPEN, y valoró las observaciones y comentarios del proyecto de modificación "Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204". |
| dispuso, en firme: Aprobar las modificaciones a la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204, cuyo texto se copia a continuación: Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204 |
| A. Adicionar una definición en el artículo 2, así como modificar los artículos 7, 8, 9, 10, 11, 12, 15, 19, 20, 22, 29, 30 y 37 de la "Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204" para que se lean de la siguiente forma: |
| Artículo 2 - Definiciones. |
| Comité de cumplimiento: Órgano de apoyo al Oficial de Cumplimiento, que las entidades supervisadas deberán nombrar en forma permanente, por acuerdo de la junta directiva u órgano colegiado equivalente. |
| Manual de cumplimiento: Programa elaborado por la entidad financiera fiscalizada y aprobado por su autoridad máxima, que contiene las políticas y procedimientos para la debida diligencia en la prevención y detección de la legitimación de capitales, de conformidad con el ordenamiento jurídico. |
| Oficial de cumplimiento: Funcionario que la institución financiera deberá designar con el objetivo de vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo quien a su vez servirá de enlace con las autoridades competentes. |
| Operaciones únicas: Se entenderán como transacciones únicas, todas aquellas realizadas en moneda local o extranjera, que igualen o superen los US$10,000.00 (diez mil dólares en la moneda de los Estados Unidos de América) o su equivalente en colones u otras monedas extranjeras, realizadas por cualquier medio de pago. |
| Operaciones múltiples: Son todas aquellas operaciones realizadas sin importar el medio de pago utilizado que, durante un mes calendario, en conjunto igualen o superen los US$10,000.00 (diez mil dólares en la moneda de los Estados Unidos de América) o su equivalente en otra moneda. |
| Política Conozca a su Cliente: Instrumento que permita identificar a las personas físicas y jurídicas con las que mantienen una relación de negocios; así como, administrar los riesgos relacionados con la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo, y con ello minimizar la presencia de clientes que podrían utilizarlos para propósitos ilícitos. |
| Política conozca a su empleado: Conjunto de procedimientos y políticas tendientes a procurar un alto nivel de integridad personal del propietario, directivo, administrador o empleado de las entidades financieras, así como de sistemas para evaluar sus antecedentes personales, laborales y patrimoniales. |
| Transacciones financieras electrónicas: Comprenden aquellas operaciones que se realicen por medio de cajeros automáticos, Internet, transacciones telefónicas o cualquier otro servicio que pueda llevarse a cabo por medios electrónicos. |
| Beneficiario Real o final: Cualquier persona o grupo de personas físicas o jurídicas que, directa o indirectamente, por virtud de contrato, convenio o acuerdo se beneficie de las transacciones u operaciones realizadas por el cliente mediante las entidades financieras. |
| Artículo 7 - Política conozca a su cliente. Los sujetos fiscalizados deben adoptar la política "Conozca a su Cliente" como un instrumento que permita identificar a las personas físicas y jurídicas con las que mantienen una relación de negocios; así como, administrar los riesgos relacionados con la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo, y con ello minimizar la presencia de clientes que podrían utilizarlos para propósitos ilícitos. |
| Los sujetos fiscalizados deben registrar la información de los clientes, en el formulario denominado "Conozca a su Cliente", el cual debe ser firmado por el cliente al inicio de la relación comercial, además debe contener como mínimo la información requerida en esta normativa y custodiarse en el expediente único individual, ya sea físico o electrónico. Podrá además incluir datos adicionales según la entidad lo estime necesario. |
| Los sujetos obligados al cumplimiento de esta normativa que pertenezcan a un mismo Grupo o Conglomerado Financiero, podrán compartir entre sí la información recabada en el proceso de conocimiento del cliente, para lo cual deben obtener la autorización por escrito del cliente, la que debe cumplir con la legislación vigente sobre protección de datos personales, así como darle un manejo confidencial a la información y utilizarla exclusivamente para el cumplimiento de las obligaciones dispuestas en el marco jurídico sobre prevención de legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo.
Asimismo, debe definir las políticas y los procedimientos para conocer a todos sus clientes y es responsabilidad de éste utilizar toda aquella información que considere confiable y válida, dependiendo del tipo de servicio ofrecido. |
| Los datos e información contenidos en estos formularios, así como los documentos de respaldo, deben ser debidamente custodiados por cada sujeto fiscalizado y estar disponibles, cuando así lo requieran los órganos competentes.
Para efectos de esta normativa, se entiende como cliente lo siguiente: a) Una persona o entidad que mantiene una cuenta, producto o servicio a su nombre. b) Una persona o entidad en cuyo nombre se mantiene una cuenta (representado). c) Beneficiarios de transacciones realizadas por intermediarios profesionales (por ejemplo: contadores y abogados). d) Una persona o entidad que no siendo el titular de la cuenta, le da sustento económico o recibe regularmente los beneficios de un producto o servicio del sujeto fiscalizado. e) Una persona o entidad vinculada con una transacción financiera que puede representar un riesgo importante para el sujeto fiscalizado. No se consideran clientes quienes utilizan los servicios del sujeto fiscalizado únicamente para cancelación de servicios públicos e impuestos. Con el objetivo de garantizar la aplicación de la Política Conozca a su Cliente en todos sus alcances, al inicio de la relación y cuando así sea requerido, el cliente debe comparecer físicamente ante el personal autorizado del sujeto fiscalizado. Los sujetos fiscalizados por la SUGESE, que emitan o intermedien productos de seguros colectivos accesorios a operaciones crediticias, en las cuales el acreedor sea un ente fiscalizado por la SUGEF, que actúe a su vez en calidad de tomador y beneficiario respecto a los seguros mencionados, podrán utilizar la información que el ente fiscalizado por la SUGEF recopiló en relación con la aplicación de la política conozca a su cliente. Lo anterior también será de aplicación a los sujetos fiscalizados por SUGESE que emitan o intermedien seguros colectivos accesorios a otro producto o servicio, en los cuales el tomador sea un ente supervisado por SUPEN o SUGEVAL. Las responsabilidades que genere el cumplimiento de la obligación indicada en este artículo, seguirá siendo de la entidad fiscalizada por la SUGESE, la cual debe verificar por los medios que defina, que la aplicación de esa política por parte de la entidad supervisada por cualquiera de las otras superintendencias, se realice conforme a lo establecido en el marco normativo vigente; así como establecer los procedimientos necesarios para obtener la información de sus clientes de forma inmediata cuando así lo requiera. |
| Artículo 8°-Información mínima del cliente persona física. El expediente debe contener como mínimo la siguiente información:
a) Documentos de identificación: copia vigente de la cédula de identidad para nacionales, copia de las hojas del pasaporte que contenga información en el caso de extranjeros no residentes, y copia de los documentos de identificación aceptados por la Dirección General de Migración y Extranjería para extranjeros residentes y documentos de identificación de diplomáticos emitidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Dicha información podrá ser obtenida de bases de datos oficiales y ser almacenada de forma electrónica. b) Datos personales: nombre completo; nacionalidad (es); fecha y lugar de nacimiento (indicando el país); estado civil; sexo (M) o (F); dirección exacta de la residencia permanente (indicada con puntos cardinales, incluyendo provincia, cantón, distrito y otras señas específicas como características físicas del domicilio); dirección electrónica; número de teléfono y de fax. c) Datos de la actividad: profesión y ocupación; nombre del patrono, o la naturaleza de sus negocios si desarrolla actividades independientes; propósito y naturaleza de la relación comercial; determinar si el cliente es una persona políticamente expuesta (PEPs); cuantía mensual estimada de las operaciones que efectuará en la entidad; descripción de la fuente u origen de los fondos que justifican las transacciones a realizar, por ejemplo: salario, honorarios, operación del negocio, herencia, rentas, entre otros, la que debe estar respaldada mediante información de bases de datos de entidades públicas o comerciales, órdenes patronales, certificaciones de ingresos emitidas por contador público, estados patrimoniales certificados o dictaminados por contador público, constancias de salario, listado de patronos, entre otros. Los sujetos fiscalizados pueden prescindir de solicitar la documentación que respalde el origen de los fondos, cuando los clientes realicen transacciones mensuales por ingresos inferiores a dos salarios base o de un salario base en el caso de las remesadoras (según lo establecido en la Ley 7337), en colones o su equivalente en otra moneda. Si un cliente modifica su patrón transaccional sustancialmente, de conformidad con las políticas establecidas al efecto por la entidad, o bien aumenta el monto mensual por encima del límite establecido en este artículo, el sujeto fiscalizado está en la obligación de requerir al cliente en forma inmediata la documentación que respalde el nuevo patrón transaccional. d) Otros datos generales: fecha de inicio de la relación comercial; código del cliente (en caso de que exista). |
| Artículo 9°-Información mínima del cliente persona jurídica. El expediente debe contener como mínimo la siguiente información:
a) Personería Jurídica, identificación de socios y beneficiarios reales: Certificación de personería jurídica con un plazo de expedición no mayor a tres meses al momento de la vinculación, la cual podrá actualizarse mediante consulta a bases de datos de entidades públicas; certificación notarial con vista en el libro de accionistas en el caso de personas jurídicas costarricenses, cuya fecha de emisión no debe ser mayor a tres meses al momento de su presentación, en la que se detalle el número del documento de identificación válido, el nombre y porcentaje de participación de los accionistas que posean el 10% o más, de las acciones del cliente, o en su defecto, del accionista que posea la mayor participación societaria, aun cuando ésta no exceda el porcentaje señalado. Para personas jurídicas domiciliadas en el exterior, el sujeto fiscalizado debe solicitar los documentos equivalentes, debidamente consularizados o apostillados. Debe suministrarse la información sobre todos los socios que figuran en la estructura de propiedad hasta el nivel final de persona física, solamente cuando ésta equivalga a poseer un porcentaje de participación indirecta, igual o superior al 10% en el capital social del cliente, independientemente de que las acciones sean mantenidas a través de mandatarios, custodios u otras figuras jurídicas por medio de las cuales se pueda mantener la titularidad del capital, incluida la propiedad fiduciaria de los títulos accionarios. En casos de duda razonable sobre las personas beneficiarias reales de una cuenta o de una transacción, la entidad supervisada deberá solicitar información al cliente que identifique las personas físicas que de manera indirecta participen en su capital social, sin importar el porcentaje de participación, según lo haya determinado en la atención del riesgo identificado. Dentro de los factores que podrían generar duda, se encuentran, entre otros: estructuras de propiedad complejas en las que se dificulte identificar al beneficiario final, el traslado de la propiedad de las acciones a fideicomisos. Para asociaciones, cooperativas, fundaciones y similares, o personas jurídicas extranjeras, el sujeto fiscalizado debe solicitar los documentos indicados, que sean equivalentes y propios de este tipo de entidades, a los asociados de la asociación, fundación, cooperativa, o a quien corresponda la posición similar a la del accionista en una sociedad. El requisito dispuesto en el inciso a) respecto a la certificación notarial con vista en el libro de accionistas, no aplica cuando la persona jurídica o sus socios sean una institución pública o gubernamental, o entidades financieras sujetas a la fiscalización de las Superintendencias en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, u organismos intergubernamentales o empresas cuyas acciones se coticen en un mercado organizado, nacional o extranjero, y que cuente con un órgano de regulación que sea miembro de la International Organization of Securities Commissions (IOSCO). b) Datos particulares: razón social; tipo de persona jurídica; número de identificación; fecha y lugar de constitución; dirección exacta del domicilio social (indicada con puntos cardinales, incluyendo provincia, cantón, distrito y otras señas específicas como características físicas del domicilio); dirección exacta del domicilio comercial (únicamente cuando sea distinta del domicilio social); número de teléfono; dirección electrónica y fax. c) Datos de la actividad: actividad o la naturaleza del negocio; propósito y naturaleza de la relación comercial; indicar si la persona jurídica cuenta con socios o beneficiarios catalogados como una persona expuesta políticamente (PEPs); cuantía mensual estimada de las operaciones que efectuará en la entidad; descripción del origen de los fondos que justifica las transacciones a realizar, respaldado razonablemente. Entre otros, se considerará razonable el respaldo, cuando éste se acredite mediante certificaciones de libros contables, estados financieros del último periodo fiscal auditados o internos debidamente refrendados por el contador y representante legal. Los sujetos fiscalizados pueden prescindir de solicitar la documentación que respalde el origen de los fondos, cuando los clientes realicen transacciones mensuales por ingresos inferiores a dos salarios base o un salario base en el caso de las remesadoras (según lo establecido en la Ley 7337) en colones o su equivalente en otra moneda. Si un cliente modifica su patrón transaccional sustancialmente, de conformidad con las políticas establecidas al efecto por la entidad, o bien aumenta el monto mensual por encima del límite establecido en este artículo, el sujeto fiscalizado está en la obligación de requerir al cliente en forma inmediata la documentación que respalde el nuevo patrón transaccional. d) Otros datos generales: fecha de apertura de la cuenta, producto o servicio; código del cliente (cuando exista). |
| Artículo 10. - Información de representantes legales y otros autorizados. Para los representantes legales y las personas autorizadas en la cuenta, producto o servicio, como mínimo se debe solicitar copia del documento de identidad vigente y detallar el nombre completo, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, profesión y ocupación, dirección exacta de la residencia permanente (con señas específicas), dirección electrónica, teléfono, fax. Para otros beneficiarios que no se incluyan en la definición de cliente según esta Normativa, se debe solicitar el tipo y número del documento de identidad, el nombre completo, nacionalidad, dirección exacta de residencia (con señas específicas), teléfono, además debe indicarse la relación con el titular, sea esta de parentesco, comercial, laboral, entre otras. |
| Artículo 11. - Verificación de datos. Tanto para las personas físicas como jurídicas, el sujeto fiscalizado debe verificar los datos del domicilio del cliente. Esta verificación se debe realizar por medio de recibos de servicios públicos, visitas al domicilio o cualquier otro método que le permita cumplir con este requisito. También puede hacer uso de bases de datos comerciales que proporcionen dicha información; no obstante, cuando exista inconsistencia con lo indicado por el cliente, se debe determinar cuál domicilio es el correcto y documentarlo. En el expediente del cliente deberá constar la verificación efectuada por la entidad fiscalizada, mediante copia de los documentos obtenidos o a través de memorandos o bitácoras de visitas que indiquen el nombre de la persona que las realizó. Como información complementaria puede solicitar referencias comerciales o bancarias. Para los clientes clasificados como de alto riesgo y en aquellos casos que el sujeto fiscalizado lo considere necesario, debe realizar una verificación fehaciente de la actividad que genera los recursos. Los procedimientos de verificación del origen de los fondos de los clientes, deben permitir obtener evidencia documental de la procedencia de dichos recursos. Si el sujeto fiscalizado determina que un cliente desempeña cualquiera de las actividades citadas en el artículo 15 de la Ley 8204, debe requerirle la inscripción ante la Superintendencia General de Entidades Financieras. |
| Artículo 12. - Actualización de la información de los clientes. Las entidades o sujetos obligados deben asegurarse de que los documentos y datos, recopilados bajo el proceso de debida diligencia en el conocimiento de los clientes se mantengan actualizados. Se deben actualizar únicamente los documentos que no estén vigentes, que pierdan validez y cualquier otro que la entidad considere necesario. Asimismo, cuando se presenten cambios sustanciales en el patrón transaccional o si la clasificación del cliente se ubica en un nivel de riesgo mayor, se deben actualizar inmediatamente los documentos que respaldan ese cambio.
Los documentos y datos de los clientes deben actualizarse de conformidad con la política que adopte el sujeto fiscalizado. Esta política debe establecer la actualización de la información que así lo requiera, para lo cual se deben considerar al menos los siguientes lineamientos:
a) Clientes clasificados de riesgo alto: una revisión o actualización, según corresponda de los documentos y datos del cliente al menos cada 12 meses. De dicha revisión o actualización, se debe llevar un registro de las labores realizadas, así como de la fecha y el nombre de la persona que las efectuó. b) Clientes de riesgo moderado: una revisión o actualización, de los documentos y datos del cliente al menos cada 24 meses. c) Clientes de riesgo bajo cuyas operaciones mensuales superan el límite establecido en esta Normativa para prescindir del respaldo de la documentación sobre el origen de los fondos: una actualización de los documentos y datos del cliente al menos cada 36 meses. d) Clientes de riesgo bajo cuyas operaciones mensuales no superan el límite establecido en esta Normativa para prescindir del respaldo de la documentación sobre el origen de los fondos: una actualización de los documentos y datos del cliente según se defina en las políticas y procedimientos de cada entidad o sujeto obligado. e) La actualización de la información de aquellos clientes que de acuerdo con las políticas y procedimientos del sujeto fiscalizado hayan sido clasificados como "inactivos" o sean titulares de cuentas inactivas, debe realizarse una vez que cese dicha condición de inactividad. |
| Artículo 15. - Personas expuestas políticamente (PEPs). El sujeto fiscalizado debe establecer una política para la identificación de personas expuestas políticamente, según las pautas determinadas en el "Reglamento General sobre Legislación Contra el Narcotráfico, Actividades Conexas, Legitimación de Capitales, Financiamiento al Terrorismo y Delincuencia Organizada." |
| Artículo 19. - Operaciones únicas. De conformidad con lo establecido en el artículo 20 de la Ley 8204 y su Reglamento, las personas físicas o jurídicas sujetas al cumplimiento de la Ley 8204, deben registrar en formularios físicos o electrónicos el ingreso o egreso de las transacciones únicas, entendiendo estas como todas las realizadas en moneda local o extranjera, que igualen o superen los US$10,000.00 (diez mil dólares en la moneda de los Estados Unidos de América) o su equivalente en colones u otra moneda extranjera, realizadas en efectivo y mediante transferencias desde o hacia el exterior; dicho formulario debe incluir la información que se detalla seguidamente:
a) Datos de la persona que físicamente realiza la transacción: nombre completo, teléfono, fecha nacimiento, número de identificación, tipo de identificación (cédula, pasaporte en el caso de extranjeros no residentes, documentos de identificación aceptados por la Dirección General de Migración y Extranjería para extranjeros residentes y documentos de identificación de diplomáticos emitidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto; dicha información podrá ser obtenida de bases de datos oficiales y ser almacenada de forma electrónica), domicilio (país, estado, provincia, calles-avenidas, punto de referencia). Para las personas jurídicas se deberá consignar, para su representante legal y su agente residente, la misma información solicitada a las personas físicas. b) Datos de la persona a cuyo nombre se realiza la transacción: nombre completo o razón social (para persona jurídica), número de identificación, tipo de identificación (cédula, pasaporte en el caso de extranjeros no residentes, documentos de identificación aceptados por la Dirección General de Migración y Extranjería para extranjeros residentes y documentos de identificación de diplomáticos emitidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto; dicha información podrá ser obtenida de bases de datos oficiales y ser almacenada de forma electrónica, cédula jurídica), domicilio (país, provincia o estado, calles-avenidas, punto de referencia). c) Descripción de la Transacción: tipo de transacción ((i) ingreso, (e) egreso), tipo de operación (depósito, retiro, inversión o cancelación, cambio de giro, préstamo, compra y venta de divisas, transferencias del o hacia el exterior, pago de póliza, pago de indemnización, etc.) número de la operación, fecha y hora de la transacción, monto y moneda original transada y monto total dolarizado. d) Origen de los recursos (breve descripción). e) Datos del beneficiario o destinatario (en caso de transferencias, giros, cheque gerencia, o cualquier otro contrato a favor de un tercero). Indicar el número de cuenta y nombre de la entidad de destino. f) Nombre del funcionario que tramita la transacción (completar cuando el formulario es confeccionado por una persona distinta al cajero). g) Firma de la persona que físicamente realiza la transacción (se debe verificar la identidad de las personas que realizan físicamente la transacción, para lo cual podrá utilizar las bases de datos de entidades públicas. En los casos en que no se pueda corroborar la identidad de la persona por ausencia de bases de datos de entidades públicas o porque la entidad no desee utilizar dicho medio, se debe obtener copia del documento de identificación). La firma de la persona que físicamente realiza la transacción podrá ser registrada en el correspondiente recibo de caja, recibo de dinero, órdenes de inversión o retiro, que contengan como mínimo la siguiente información: nombre del sujeto fiscalizado y agencia, número de comprobante, fecha y hora de la transacción, nombre del funcionario que tramita la transacción, número de identificación y nombre o razón social de la persona a cuyo nombre se realiza la transacción, número de cuenta en la entidad, tipo de transacción, monto (indicando el detalle del medio de pago utilizado: efectivo, cheques, valores, entre otros), nombre completo, número de identificación, tipo de identificación y firma de la persona que físicamente realiza la transacción. Para efecto de lo establecido en los artículos 20 a 23 de la Ley 8204, se entenderá como formulario cualquier registro o registros, sean físicos o electrónicos, que recopilen, capturen o integren la totalidad de la información requerida en el artículo 21 de la Ley 8204, incluyendo, expedientes, bases de datos, comprobantes de transacción, entre otros. La documentación de respaldo de las demás transacciones, debe estar a disposición de las autoridades administrativas y judiciales competentes, conforme lo indicado en los incisos anteriores, la cual puede obtenerse de los expedientes, bases de datos, comprobantes de transacción, entre otros. |
| Artículo 20. - Operaciones múltiples. Las personas físicas o jurídicas sujetas al cumplimiento de la Ley 8204, deben registrar el ingreso o egreso (de manera separada) de las transacciones múltiples, entendiendo estas como, todas aquellas operaciones realizadas en efectivo y mediante transferencias desde o hacia el exterior; que durante un mes calendario, en conjunto igualen o superen los US$10,000.00 (diez mil dólares en la moneda de los Estados Unidos de América) o su equivalente en otra moneda. El detalle de las transacciones que componen la operación múltiple debe estar a disposición de la Superintendencia respectiva. El registro de las transacciones múltiples podrá ser físico o electrónico y debe contener como mínimo: Nombre completo o razón social, teléfono, fecha de nacimiento o de constitución, número de identificación, tipo de identificación (cédula, pasaporte, cédula de residencia o cédula jurídica) descripción de la transacción, indicando si corresponde a ingresos o egresos. Asimismo para cada una de estas transacciones deberá quedar constancia de la fecha, tipo (por ejemplo: depósito a cuenta número., cambio de cheque número., de la cuenta número.) medio de pago utilizado (efectivo, cheques, transferencias, valores, entre otros) número de operación, moneda, monto individual, monto total. En caso de que las transacciones se realicen en diferentes tipos de moneda, el monto total deberá ser convertido a US dólares, al tipo de cambio de compra establecido por el Banco Central de Costa Rica al último día de mes. La documentación de respaldo de las demás transacciones múltiples, debe estar a disposición de las autoridades administrativas y judiciales competentes, conforme lo indicado en los incisos anteriores, la cual puede obtenerse de los expedientes, bases de datos, comprobantes de transacción, entre otros. |
| Artículo 22. - Tratamiento y contenido de las operaciones inusuales y de reporte de las operaciones sospechosas. Se definen como operaciones inusuales aquellas que no se ajustan al patrón de transacción habitual de cada cliente. Son operaciones sospechosas aquellas transacciones inusuales realizadas en forma periódica o aislada, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulten sin justificación material, económica o legal evidente, o de complejidad injustificada.
Cuando el sujeto fiscalizado determine una operación inusual, debe iniciar un estudio con una relación de hechos pormenorizada, que contenga al menos los siguientes datos:
a) Identificación del cliente. b) Actividad económica. c) Antecedentes de la operación. d) Descripción detallada de los movimientos o transacciones estudiadas o analizadas. e) Conclusiones y recomendaciones. f) Documentación soporte (estados de cuenta, cheques, transferencias, entre otros). g) De ser necesario, adjuntar gráficos, cuadros y/o procedimientos utilizados. Si del estudio anterior se concluye que la operación inusual es sospechosa, se debe remitir el reporte en forma inmediata a la Unidad de Inteligencia Financiera, informando a la Superintendencia respectiva de dicho envío. Cuando se elabore un ROS las entidades deben tener en consideración lo establecido en el artículo 170 de la Ley 8204. Los sujetos fiscalizados deben adoptar las medidas adecuadas para mantener la confidencialidad sobre la identidad de los empleados y directivos que hayan intervenido en el proceso de detección, análisis y reporte de una operación inusual o sospechosa. Así como asegurarse de asignar personal con la preparación académica y experiencia profesional para la identificación, investigación y elaboración de informes de operaciones inusuales y/o sospechosas. |
| Artículo 29. - Incompatibilidades en los nombramientos. No pueden ser designados como Oficial y Oficial adjunto de cumplimiento:
a) Las personas que hayan sido condenadas por cualquier delito contra la propiedad, la fe pública o alguno de los delitos dispuestos en la Ley 8204. b) Los titulares con más del cinco por ciento (5%) de las acciones del sujeto fiscalizado. c) Las personas que hayan sido declaradas en insolvencia, persona o representante de la sociedad en quiebra o en concurso de acreedores. d) Las personas a quienes se les haya comprobado responsabilidad en un proceso de liquidación forzosa. |
| Artículo 30. - Funciones de la Oficialía de Cumplimiento. Las funciones de la Oficialía de Cumplimiento son al menos las siguientes:
a) Ser enlace directo entre el sujeto fiscalizado y el órgano supervisor correspondiente, así como, con cualquier otra autoridad competente. b) Elaborar y actualizar anualmente el manual de cumplimiento. c) Elaborar un Plan Anual de Trabajo que debe ser aprobado por la junta directiva u órgano colegiado equivalente, basado en las políticas, programas, normas y procedimientos internos. d) Vigilar porque existan registros adecuados de los clientes del sujeto fiscalizado, de acuerdo con lo establecido en los Capítulos II y III de esta normativa. e) Realizar un monitoreo constante de las operaciones de los clientes, tendiente a identificar transacciones sin fundamento económico o legal evidente, o que se salen de los patrones habituales establecidos por el sujeto fiscalizado, con el fin de prevenir que se efectúen transacciones con fines ilícitos. f) Remitir, al menos cada tres meses, un informe al Comité de Cumplimiento sobre las operaciones inusuales analizadas y a partir de ahí indicar cuáles casos fueron objeto de reporte, seguimiento o fueron desestimados, de tal forma que para cada acción se indique la justificación respectiva. g) Preparar y comunicar, con absoluta independencia, al órgano competente las operaciones sospechosas. h) Implementar controles y estadísticas sobre las operaciones tanto únicas como múltiples. i) La Oficialía de Cumplimiento debe asegurarse de implementar los controles necesarios para que los datos e información relacionada con los reportes e informes requeridos sean precisos, exactos y presentados en los plazos establecidos, conforme lo indicado por esta normativa, la Superintendencia (incluidos los solicitados en las visitas de inspección) y otras autoridades competentes. j) Coordinar las labores de capacitación en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, así como su evaluación, tanto para los funcionarios regulares como para los de nuevo ingreso. k) Mantenerse en un constante proceso de actualización en materia de legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y temas relacionados, tanto en el ámbito nacional como internacional. l) Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento, o en su ausencia del Oficial adjunto de Cumplimiento, validar y enviar los reportes respecto a transacciones en efectivo únicas y múltiples y transferencias desde o hacia el exterior. m) Emitir recomendaciones relativas a la elaboración y ejecución de políticas para prevenir riesgos relacionados con la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo. n) Presentar a la Gerencia General y al Comité de Cumplimiento, al menos cada tres meses, un informe con el detalle de los clientes que han sufrido movimientos ascendentes o descendentes en su clasificación de riesgo, así como, un resumen de las operaciones sospechosas reportadas en dicho período. o) Presentar a la Gerencia General y a la Junta Directiva u órgano colegiado equivalente, al menos cada seis meses, un informe en relación con el desempeño de labores relacionadas con la prevención de la legitimación de capitales, el financiamiento al terrorismo y la normativa vigente, así como un resumen de las operaciones sospechosas reportadas a la Unidad de Inteligencia Financiera e informadas a la Superintendencia correspondiente. p) Convocar al Comité de Cumplimiento a reunión ordinaria, al menos cada tres meses, para exponer los diferentes temas relacionados con el desempeño de labores, grado de cumplimiento del sujeto fiscalizado respecto a la normativa y solicitudes concretas de la Superintendencia. q) Convocar a reuniones extraordinarias al Comité de Cumplimiento en caso de ser necesario. Cuando se cuente con una autorización para constituir una Oficialía de Cumplimiento Corporativa, el plan anual de trabajo debe ser aprobado por la Junta Directiva u Órgano colegiado equivalente de la controladora del grupo o conglomerado financiero y de cada una de las entidades que lo conforman. Asimismo, los informes relacionados con los incisos n) y o) serán presentados a la gerencia general, comité de cumplimiento o Junta Directiva u Órgano colegiado equivalente de la controladora del grupo o conglomerado financiero y de cada una de las entidades que lo conforman. |
| Artículo 37. - Informe anual del Auditor Externo sobre prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. La auditoría externa a la que se somete cada sujeto fiscalizado, debe incluir pruebas específicas sobre el cumplimiento de las medidas para prevenir y detectar la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo. Se puede contratar los servicios de un auditor externo diferente al que realiza la auditoría financiera para que lleve a cabo dicha labor. Este auditor debe cumplir con los mismos requerimientos que los exigidos a los auditores externos financieros. Como resultado de la revisión anterior, se debe emitir un informe el cual debe incluir una valoración de la eficacia operativa y eventuales rectificaciones o mejoras, para cada uno de los apartados descritos en el artículo siguiente. El informe debe ser del conocimiento de la junta directiva u órgano colegiado equivalente. Para la preparación y elaboración de este informe, los Auditores Externos no pueden tener acceso a la identidad de los clientes de los casos que se investiguen, o que hayan sido reportados a las autoridades como actividades sospechosas. Aquellas operaciones detectadas durante las revisiones de los Auditores Externos, que a su criterio constituyen actividades inusuales, deben ser informadas al Oficial de Cumplimiento, quien las evaluará y decidirá si deben ser reportadas a la Unidad de Inteligencia Financiera. El informe anual sobre prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, se considera confidencial, debe ser presentado al sujeto fiscalizado en el plazo máximo del 31 de marzo de cada año con corte a diciembre y debe estar a disposición de la Superintendencia respectiva para efectos de supervisión. |
| B. Adicionar los artículos 27 BIS y 27 TER a la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204, relacionados con la autorización de oficialías de cumplimiento corporativas: |
| Artículo 27 BIS. - Oficialía Corporativa. Los grupos y conglomerados financieros pueden presentar a la Superintendencia que por competencia corresponda, una solicitud para nombrar un Oficial de cumplimiento titular corporativo y/o un Oficial adjunto de cumplimiento corporativo. La solicitud deberá comunicarse conjuntamente a las Superintendencias que correspondan a efecto de que remitan sus observaciones u objeciones a la Superintendencia competente.
La Superintendencia competente para resolver la solicitud será la que corresponda de conformidad con el Reglamento sobre Autorizaciones de Entidades Supervisadas por la SUGEF y sobre Autorizaciones y Funcionamiento de Grupos y Conglomerados Financieros y, en caso de autorización, se emitirá condicionada a que pueda ser revocada por cambios en las circunstancias que mediaron para su aprobación. En concordancia con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 8204, cuando una o más personas físicas sean propietarias, directa o indirectamente en un 51% o más de dos o más sujetos fiscalizados por SUGEF, se podrá presentar en forma conjunta, una solicitud fundamentada para contar con un oficial de cumplimiento titular y/o un oficial de cumplimiento adjunto para esos sujetos. |
| Artículo 27 TER. - Autorización y revocatoria de la solicitud. La solicitud para autorizar el Oficial de cumplimiento titular corporativo y/o Oficial adjunto de cumplimiento corporativo debe estar suscrita por el representante legal de la controladora y debe adjuntar la documentación que respalde los siguientes requisitos:
a) La existencia y puesta en práctica de mecanismos que permitan asegurar la adopción de sanas prácticas de gobierno corporativo. b) Propuesta de políticas y procedimientos para una Oficialía de Cumplimiento Corporativa. c) Propuesta de modificaciones a la estructura organizacional. d) Propuesta de recursos humanos y presupuesto que se asignaría para la Oficialía de Cumplimiento Corporativa. e) Sistemas de monitoreo y sistema de información gerencial. f) Programas de seguimiento aprobados por la administración que le permitan al grupo o conglomerado financiero asegurarse del cumplimiento del marco normativo vigente. g) Copia certificada del acta del acuerdo de la Junta Directiva de cada una de las entidades integrantes del grupo o conglomerado financiero, autorizando el nombramiento del oficial de cumplimiento titular y/o adjunto de manera corporativa. h) Copia de los informes de los auditores externos y resumen de los principales hallazgos determinados por la auditoría interna de cada supervisado en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, emitidos en el último año. i) Propuesta del Plan de trabajo anual de la Oficialía de cumplimiento corporativo, detallado por cada una de las empresas integrantes del grupo o conglomerado financiero. j) En lo pertinente, para las personas inscritas por artículo 15 de la Ley 8204, la solicitud debe acompañarse de la copia certificada del acuerdo de Junta Directiva y certificación extendida por notario público con vista en el libro de accionistas sobre la estructura de la propiedad, para cada una de las personas jurídicas involucradas, e indicar con cuál de las sociedades los oficiales de cumplimiento establecerían su relación laboral. |
| Los grupos o conglomerados financieros estarán obligados a nombrar una oficialía de cumplimiento para cada sujeto supervisado, cuando no se esté cumpliendo con el marco normativo vigente. En cualquier tiempo, cuando la Superintendencia responsable de la supervisión de una entidad determine que no se ejecutan las actividades de control y prevención, las ejecuta de manera inadecuada, o bien, cuando las mismas no resulten eficaces, eficientes u oportunas, pondrá en conocimiento de la Superintendencia competente la situación con el fin de que resuelva la revocatoria de la autorización. |
| C. Derogar el artículo 44 de la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204. |
| D. Las anteriores modificaciones rigen a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta". |
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